Messbar mehr Effizienz mit „docuglobe“

Smith Meter GmbH setzt auf Redaktionssystem von gds AG.

Messtechnik für hohe Volumen in der Öl- und Gasindustrie sind die Spezialität des US-Unternehmens Smith Meter und seinem deutschen Ableger, der Smith Meter GmbH im Schleswig-Holsteinischen Ellerbek.

Die Produkte finden Verwendung nicht nur in Raffinerien, Terminals oder bei Pipelines, sondern auch im Heizölvertrieb an Haushalte. Sichere Handhabung und Präzision gehören bei Anlagen dieser Art zu den Kernanforderungen, um Unfälle oder wirtschaftlichen Schaden zu vermeiden. Um die dafür erforderliche gründliche, stets aktuelle Dokumentation ihrer Produkte zu gewährleisten, setzt man bei der Smith Meter GmbH auf das Redaktionssystem docuglobe der gds AG.

„Wir wollten sicherstellen, dass auch beim Ausfall des Kollegen die Pflege der verschiedenen Dokumente, insbesondere auch mit Blick auf die vielen Sprachversionen, gewährleistet ist“, erläutert Thomas Koslowski, Manager Marketing Communication bei Smith Meter. „Daneben ging es uns aber auch darum, ein einheitliches Corporate Design durchzuziehen.“

Koslowski machte sich also auf die Suche nach einer passenden Softwarelösung. Dabei war auch die Lösung docuglobe, die sich unter mehreren Konkurrenzprodukten schon bald zum Favoriten mauserte. Hauptgrund dafür war neben der einfachen Bedienung, dass docuglobe auf Microsoft Word als Editor aufsetzt. Das Unternehmen lud die Spezialisten ein, das Redaktionssystem vorzustellen. Nach erfolgreicher Präsentation konnte im März 2011 die Installation erfolgen. Mit Auslieferung wurde eine Inhouse-Schulung bei Smith Meter durchgeführt. Es zeigte sich jedoch, dass der Einsatz der Software nur schleppend in Gang kam – kein Wunder bei rund 180 verschiedenen Dokumenten, die dazu noch neben den Hauptsprachen Deutsch und Englisch in Französisch, Russisch, Polnisch, Tschechisch, Ungarisch, Bulgarisch und Spanisch gepflegt werden müssen – alles in allem rund 7.000 Seiten.

Sening Armaturen aus dem Hause Smith Meter.

Der Technische Redakteur schaffte darum zunächst einmal eine Systematik für eine saubere Überführung der Dokumente. Zur Standardisierung wurden Begriffe und Namen definiert sowie eine modulare Struktur entwickelt. Darauf aufbauend begann man damit, sukzessive Dokumente – zunächst sind dies ausschließlich Handbücher – in das docuglobe zu übernehmen. Die Übersetzungen selbst übernimmt ein externer Dienstleister. Mitte 2012 soll in der Technischen Dokumentation nur noch mit dem neuen System gearbeitet werden.

Und auch weitere Anwendungsgebiete hat man bereits ins Auge gefasst. So könnte docuglobe künftig auch im Customer Service eingesetzt werden, etwa zur Angebotserstellung. Auch eine Verbindung mit dem ERP-System des Hauses ist angedacht. Die Möglichkeit, das Redaktionssystem auch außerhalb der Technischen Dokumentation im Unternehmen einsetzen zu können, hatte eine wichtige Rolle bei der Entscheidung gespielt. Eine Entscheidung, die auch aufgrund des guten und zuverlässigen Services der gds AG nicht bereut: „Wir haben dort immer ein offenes Ohr gefunden. Man hat uns stets zeitnah und kompetent weiter geholfen“, sagte Koslowski zufrieden. <<

 

Volker Granacher, gds AG, volker.granacher@gds.eu